Phần mềm ERP là gì? Hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP

Phần mềm ERP là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp đứng đầu  thế giới về hiệu quả của nó. Vậy phần mềm ERP là gì? Phần mềm này có vai trò, lợi ích gì đối với doanh nghiệp, bạn hãy cùng chúng tôi đi tìm câu trả lời nhé.

Phần Mềm ERP Là Gì?

Để hiểu “Phần mềm ERP là gì”, trước hết chúng ta cần hiểu rõ các khái niệm bao hàm trong nó, cụ thể:

• Enterprise: Nghĩa là doanh nghiệp, chủ thể sử dụng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên theo quy trình các hoạt động tốt nhất.
• Resource: Nghĩa là tài nguyên trong doanh nghiệp, là những tài sản tồn tại trong công ty hay liên quan đến công ty có sẵn hay những giá trị được tạo ra hàng ngày. Nhân viên hoặc nhà quản lý cũng được xem là tài nguyên vô cùng quan trọng của công ty.
• Planning: Nghĩa là hoạch định, nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên công ty.

ERP có nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, lưu trữ, thu thập dữ liệu, phân tích diễn giải. Một bộ phận tích hợp bao gồm nhiều công cụ là: kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất hay dịch vụ giao hàng, quản lý kho quỹ, tiếp thị và bán hàng,  kế toán phù hợp với công ty lớn.

Vậy, Phần mềm ERP là gì? Đó là hệ thống tập hợp các ứng dụng khác nhau giúp nhân viên, nhà điều hành xây dựng quy trình tương tác qua lại trên cơ sở tài nguyên của doanh nghiệp. Nhờ đó tài nguyên của doanh nghiệp được quản lý toàn diện từ A đến Z, hệ thống tài nguyên phát triển, sức mạnh doanh nghiệp sẽ tăng.

Cách Sử Dụng Phần Mềm ERP 

Sau khi triển khai thành công, nhà cung cấp phần mềm sẽ đào tạo và hướng dẫn sử dụng cho các CBNV phụ trách trong doanh nghiệp. Với mỗi nhà cung cấp, phần mềm erp được thiết kế khác nhau vì vậy sẽ không có thông tin sử dụng phần mềm ERP áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp.

Dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ những thông tin cơ bản về cách sử dụng trực tiếp phần mềm ERP để bạn đọc có thể tham khảo và có hình dung cụ thể về phần mềm hơn.

Những cấu trúc cơ bản của phần mềm ERP

Màn hình chính của ERP xuất hiện như hình ảnh dưới đây.

Cấu trúc chương trình làm việc bao gồm các thành phần chính như sau:

Hệ thống menu: biểu tượng ô vuông kẻ nằm ở phía trên cùng của màn hình giao diện chính, ở đây chứa tất cả các chức năng của chương trình. Điểm đặc biệt nhất trên hệ thống menu là khả năng tìm kiếm, cho phép tìm bất kỳ chức năng nào của chương trình mà được khai báo. Các menu con bao gồm:

• Danh mục: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến những danh mục của chương trình erp.
• Chứng từ: chứa các lệnh cho phép truy cập đến chức năng cập nhật dữ liệu đầu vào của chương trình như “Phiếu thu tiền mặt”, “Phiếu nhập mua”, “Phiếu chi”,…
• Tổng hợp: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến chức năng đầu kỳ hoặc cuối kỳ của chương trình erp
• Báo cáo: có chứa các lệnh cho phép truy cập đến tất cả các báo cáo.
• Hệ thống: Cung cấp các chức năng hệ thống như Sao lưu, Quản lý người sử dụng, Truyền nhận dữ liệu.
• Tùy chọn: có chứa các lựa chọn thay đổi một số giao diện của chương trình.

Thanh công cụ: nằm ngang và ở bên phải so với hệ thống menu, chứa các lệnh thường xuyên được sử dụng trong quá trình thao tác phần mềm erp. Nó hiển thị thay đổi tùy thuộc vào chức năng mà người sử dụng đang làm việc. Các chức năng thao tác với dữ liệu bao gồm: Đổi cỡ font chữ, Đổi ngôn ngữ, Mở, Thêm mới, Tải lại dữ liệu, In, Xóa, Khôi phục, Import, Export.

Panel Phân hệ: gồm 10 phân hệ chính: Quản lý Mua hàng, Quan hệ Khách hàng, Quản lý Bán lẻ, Quản lý Sản xuất – Giá thành, Quản lý hàng tồn kho, Quản lý Tài sản, Vốn bằng tiền, Quản lý Nhân sự Tiền lương, Kế toán tổng hợp. Khi bạn nhấp chuột vào phân hệ nào, toàn bộ các dữ liệu liên quan sẽ được hiển thị ở phần trống còn lại trên màn hình.

Các thao tác sử dụng cơ bản trên phần mềm ERP

Khi nắm rõ được cấu trúc của chương trình kết hợp cùng một số quy tắc thao tác dưới đây là các bạn có thể sử dụng cơ bản phần mềm  khi chỉ mới bắt đầu tiếp cận phần mềm ERP. Với thiết kế giao diện hiện đại phẳng, cùng cấu trúc rõ ràng giúp người dùng sử dụng một cách dễ dàng, nhanh chóng.

• F1: Trợ giúp
• F2: Thêm mới
• Ctrl + F2: Thêm bản sao mới
• F3: Mở hoặc Sửa
• F4: Mở dropdown khi con trỏ chuột đang đứng ở combobox
• F5: Tải lại dữ liệu (refresh)
• F6: Chuyển nhóm
• Ctrl + F6: Gộp mã
• F7: In
• F8: Đình chỉ dữ liệu
• Ctrl + F: Tìm kiếm
• ENTER: Danh mục chi tiết
• Ctrl + ENTER: Chấp nhận
• ESC: Hủy bỏ, quay ra
• Backspace: Quay lại nhóm mẹ
• Alt + F4: Thoát khỏi chương trình
• F12: Máy tính (calculator)
• Ctrl + A: đánh dấu tất cả các bản ghi (thực hiện thao tác với nhiều bản ghi cùng lúc)
• Ctrl + N: thêm dòng nhập liệu mới khi bạn đang mở phiếu
• Ctrl + S: Lưu dữ liệu hiện tại, giữ nguyên màn hình nhập liệu
• Ctrl + Delete: Xóa dòng dữ liệu hiện tại ở bảng con khi bạn nhập liệu ở Editor

Mong rằng với những thông tin về phần mềm ERP bên trên sẽ hữu ích đối với các bạn trong việc lựa chọn và áp dụng phần mềm ERP cho công ty của mình.