Hướng dẫn sử dụng những tính năng cơ bản của phần mềm Word

Phần mềm Word là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến với nhiều người. Nhưng nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu rõ về phần mềm word. Những điều cơ bản về Word mà bạn cần biết sẽ được bật mí trong bài viết dưới đây, cùng chúng tôi tìm hiểu thôi nào!

Microsoft Word Là Gì? Ưu Điểm Của Phần Mềm Word

Microsoft Word là gì?

Phần mềm Microsoft Word là chương trình soạn thảo, xử lý văn bản phổ biến với tất cả mọi người dùng máy tính ở trên toàn thế giới, được phát triển bởi Microsoft và thuộc bộ ứng dụng Microsoft Office. 

Thông qua các công cụ định dạng Word giúp bạn tạo ra các tài liệu chất lượng chuyên nghiệp một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, Word còn bao gồm các công cụ chỉnh sửa giúp bạn có thể cộng tác với mọi người một cách dễ dàng.

Những ưu điểm nổi bật của Word

• Đầu tiên, bởi tính thông dụng, phổ biến của nó nên Microsoft Word có thể cài đặt trên hầu hết các bộ PC, laptop, tablet,…

• Không cần phải tốn thời gian viết lách ra giấy thủ công, giúp bạn soạn thảo nhanh hơn bao giờ hết, có thể dễ dàng sửa các lỗi chỉ bằng cách nhấn phím xóa hoặc nút Delete.
• Với những tính năng hấp dẫn, hỗ trợ bạn rất tốt trong quá trình soạn thảo văn bản như: tính năng từ điển đồng nghĩa khi hết từ, chèn hình ảnh và số liệu, Sao chép tài liệu nhanh chóng, dễ dàng.

• Dễ dàng tạo các bản sao giúp tiết kiệm chi phí in ấn và dễ thực hiện hơn.
• Đa dạng và văn bản trở nên hấp dẫn hơn khi có thể thêm màu, đa dạng kích cỡ và phông chữ khác nhau. Ngoài ra sử dụng clipart, đường viền, bảng và dấu đầu dòng,… bạn có thể tùy ý bố cục, định dạng văn bản để khiến sản phẩm của bạn ưng ý nhất theo ý bạn.

Chức Năng Của Phần Mềm Word

Ngoài chức năng soạn thảo văn bản thông thường, phần mềm word còn đem lại cho người dùng nhiều tính năng đặc biệt khác

Chức năng kiểm tra lỗi ngữ pháp, chính tả 

Tính năng này cực kỳ hữu ích với những ai hay bị sai chính tả hay còn băn khoăn không biết văn bản soạn thảo có sai chính tả đâu không thì không phải lo lắng nhiều khi phần mềm Word có tích hợp chức năng tự động kiểm tra chính tả cho người dùng, đây là tính năng thường được tích hợp ở một phần mềm soạn thảo.

Tính năng tìm kiếm và thay thế của phần mềm word 

Chức năng Word Replace với khả năng có thể tìm kiếm tất cả các lần xuất hiện của một từ, cụm từ hay tập hợp ký tự nào đó sau đó sẽ thay thế chúng bằng một từ thay thế. Người sử dụng được cung cấp tùy chọn để thay thế tất cả các lần xuất hiện hay chuyển qua từng lần một, chấp nhận hay từ chối từng thay đổi.

Tính năng Watermarks

Watermarks là tính năng chèn hình mờ, có thể bảo vệ nội dung khi đang gửi một tài liệu quan trọng hoặc mẫu nháp. Thao tác chèn hình mờ này cụ thể cho các mục tiêu của bạn thông qua nút bố cục trang. Dễ dàng làm hình mờ của riêng bạn và cũng có thể chèn hình ảnh của riêng mình, hữu ích trong việc chèn logo thương hiệu, cho các báo cáo doanh nghiệp của bạn hoặc bất kỳ tài liệu nào khác.

Để thực hiện, bạn chọn chức năng: Page layout –> Watermark

• Bước 1: Chọn các mẫu có sẵn từ danh sách hay mở Custom Watermark để thiết kế lại nội dung theo ý mình
• Bước 2: Remove Watermark: để xóa Watermark hiện có.

Chèn Header and Footer

Sử dụng không gian trong đầu trang và chân trang giúp tiết kiệm không gian trong các vùng khác trong văn bản bạn đang soạn thảo, văn bản của bạn có giao diện chuyên nghiệp, ví dụ, có thể gồm số trang trên toàn bộ tài liệu. 

Autocorrect

Khi soạn thảo văn bản ở trên phần mềm Word ta thường định nghĩa các từ viết tắt, quá trình này giúp soạn thảo nhanh và chính xác hơn.

Bạn chọn chức năng: File –> Options –> Proofing –> AutoCorrect Options

• Bước 1: Bạn chọn Tab AutoCorrect định nghĩa từ viết tắt trong mục Replace và từ viết đầy đủ trong mục With
• Bước 2: Sau đó bạn chọn Add; để xóa chọn Delete.

Người dùng chỉ cần gõ từ viết tắt và gõ thêm nút Space từ đầy đủ sẽ được thay thế.

Bảo vệ tài liệu

Với những văn bản quan trọng, thậm chí là những tài liệu mật mà người dùng muốn được phần mềm Word bảo mật, muốn tài liệu mở được phải có mật khẩu, ta sử dụng chức năng File –> Info –> Protect Document –> Encrypt with Password, sau đó nhập mật khẩu bảo vệ tài liệu và chọn OK.

Để hủy chức năng trên, ta làm tương tự nhưng mật khẩu để trống, chọn lại OK.

Tính năng đếm từ

Khi được giao số lượng từ trong 1 văn bản soạn thảo trên phần mềm Word, thì bạn cần tới chức năng đếm từ, bạn sẽ biết rõ hơn về: tổng số trang (pages),  số từ (words), số dòng (lines), số đoạn (paragraphs), số ký tự tính cả khoảng trắng (Charater (with space), số ký tự không tính khoảng trắng (Charaters (no space)),.

Nhanh hơn, dưới thanh Status bar của phần mềm Word bạn cũng có thể theo dõi được.

Thiết lập chế độ hiển thị

Đây là một chức năng bạn cần biết trong quá trình sử dụng phần mềm word, để thiết lập chế độ hiển thị trong Word chọn Tab View.

• Nhóm Document View: hiển thị theo các kiểu (Print Layout, Web Layout, Outline, Full Screen Reading, Draft).
• Nhóm Show gồm: Ruler, Navigation Pane, Gridlines
• Nhóm Zoom: Phóng to thu nhỏ tài liệu word.
• Nhóm Window: Thay đổi cách hiển thị cửa sổ Word.

Trên đây là thông tin về những điều cơ bản về phần mềm Word mà bạn cần biết. Hy vọng tất cả những điều trong bài viết có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm Word.